Compte-rendu de la réunion du Comité du 24 mars 2011 au BIT

Présents:
Fédérico Galati, Jacques Gruber, Maria José Lloret, Rafaele Obergfell, Grace Pétrin, Maria Rosa Perrin, Lorenz Stampfli

Excusés:
Mireille Aubert, Luc Franzoni, Frédéric Vogel

1. Approbation du dernier compte rendu et de l'ordre du jour
Le dernier compte rendu de la réunion avait déjà été approuvé et il doit être publié sur le site de l’AFIS le plus tôt possible. L’ordre du jour de cette réunion concernera surtout les discussions en vue de la préparation de l’Assemblée générale. Le projet de l’ordre du jour est adopté par le comité présent.

2. Préparation de l’Assemblée générale du 12 mai prochain
Lieu : Fédérico annonce que la date de l’Assemblée générale de l’AFIS a été fixée au jeudi 12 mai 2011.  Comme le lieu de cette réunion n’as pas encore été défini, il demande à Grace de se renseigner auprès de son organisation (UIT) pour la réservation de la salle ainsi que du cocktail qui suivra cet évènement. Dans le cas où l’Assemblée ne pourrait pas se faire à l’UIT, Fédérico demandera une salle à la mission Suisse. Le comité se donne jusqu’au mardi 29 mars pour trouve une salle pour l’AG.

Texte de la convocation : le texte de la convocation qui avait été préalablement envoyé par email au comité par la trésorière fait l’objet d’une discussion. Le comité décide de remanier le texte de manière à insérer la phrase suivante: « une candidature est ouverte pour le poste de trésorier au sein de l’AFIS ».  Marie-José, la trésorière enverra le texte remanié aux membres du comité pour approbation. Grace se porte volontaire pour rédiger le rapport du Président (avec l’aide de Fédérico) qui sera envoyé aux membres en même temps que la convocation. Le texte sera envoyé au comité pour approbation. Pour cette même date, la trésorière se chargera de rédiger le rapport financier de l’exercice et l’enverra pour approbation aux membres du comité. Toutes ces propositions sont acceptées par le comité.

Conférencier : Fédérico annonce que Guy Mettan, ancien journaliste à la Tribune de Genève, député au Grand Conseil et Président du Club de la Presse, a accepté de participer à notre réunion du 12 mai.  Il attend les propositions de l’AFIS pour se prononcer sur le sujet de la conférence. Le comité décide de lui demander de parler à choix de la Suisse, de la Genève Internationale et des médias. La proposition est acceptée par le comité.

Mailing : le comité discute au sujet d’un sujet très épineux : le mailing. Après une discussion animée, le comité décide d’envoyer par la poste la convocation munie du bulletin de versement à tous les membres actifs qui paient leur cotisation, ainsi qu’aux autres fonctionnaires de nationalité suisse qui sont inscrits sur les listes des organisations internationales et bien sûr à tous les retraités inscrits sur les listes de l’AFIS.  La trésorière se chargera de commander à la poste à Berne les bulletins de versement nécessaires à ce mailing.  Fédérico se propose de demander à Frédéric Vogel le nom de l’entreprise qui a imprimé les enveloppes.  Le comité décide de confier l’impression des enveloppes et du rapport du Président à cette même entreprise. Il faudra commander à peu près 1200 exemplaires. Les membres du comité qui ont un stock des enveloppes sont priés de s’annoncer auprès de Fédérico ou de la trésorière.

Date de mise sous pli : le mardi 12 avril à 18h30 à l’OMM, lieu à confirmer par Fédérico. Toutes ces propositions sont acceptées par le comité.

3. Stratégie de communication et Site web (Grace)
Grace, la co-présidente fait circuler un texte auprès du comité qu’elle a intitulé : « AFIS Comm PLAN 2011 », qui est une stratégie de communication pour une meilleure ouverture de l’AFIS au monde virtuel.  Son idée est d’améliorer le site de l’AFIS par une série de nouveautés : une « newsletter » qui doit être mise à jour régulièrement et qui contiendrait la liste des articles soumis par le comité de l’AFIS, ainsi que des liens aux communiqués de presse de l’AFIS ou aux articles publiés dans les magazines de l’ONU, etc. En outre, elle pense que l’AFIS doit s’ouvrir aux « social networks » tels que Facebook et Twitter pour que les jeunes professionnels accèdent à notre site et que l’AFIS soit plus visible et puisse survivre dans le monde virtuel. Le site pourrait être ainsi connecté à un compte Twitter ou Facebook. Elle a même pensé à connecter Adobe avec une caméra pour que les membres suivent l’Assemblée générale en direct. Pour réaliser ce projet il faudrait que la salle utilisée par l’AFIS pour ses assemblées générales soit dotée de wifi. URL devrait être relié au site de l’AFIS.

Les futures réunions du comité de l’AFIS pourraient se réaliser par l’intermédiaire d’une conférence sur le web et non plus au restaurant. De cette façon, notre collègue, Frédérique Vogel pourrait y participer d’une manière plus active. Lorenz propose que le comité réfléchisse à toutes ces propositions pour en discuter dans un futur pas trop lointain. Cette proposition est adoptée par le comité.

4. Divers
Tous les membres du comité s’engagent à chercher un ou une trésorière d’ici au mois de mai.

En raison de la date imminente de l’Assemblée générale du 12 mai 2011, le comité a fixé sa prochaine réunion de mise sous pli au mardi 12 avril à partir de 18h.30 à l’OMM. Les co-présidents se réservent le droit de convoquer une autre réunion du comité si nécessaire avant ou après cette date. Ces propositions sont acceptées par le comité.